На какой срок выписывается путевой лист
Abm-auto.ru

Автомобильный портал

На какой срок выписывается путевой лист

Для чего нужна путевка на легковой автомобиль и в какой форме ее заполнять

Путевой лист оформляется для правильной организации предпринимательской деятельности при использовании автотранспорта. Это позволяет чётко наладить всю работу, учесть время эксплуатации, а также избежать проблем с инспекциями ГИБДД.

Для чего нужен путевой лист?

Путевой лист для легкового автомобиля – это первоначальная документация, учитывающая перемещение легковой автомашины, принадлежащей субъекту бизнеса, обязательно заполняющаяся шофёром на момент настоящего рабочего дня.

Дорожный документ выполняет следующие функции:

  1. Наблюдение за перемещением сотрудника.
  2. Рассчитывается размер заработной платы шофёра.
  3. Является снованием для списания эксплуатационных и топливных затрат.

Дорожный табель является важным документом в деятельности организации.

Необходимо верно систематизировать документальный оборот касательно эксплуатации служебной автомашины, несмотря на её вид, и форму собственности (личное авто или езда по доверенности на арендованном автомобиле).

Дорожный документ составляется для чёткого формирования бюджета, аргументирования расходов для оплаты налогов.

Указанный документ заполняется проверяющим функционального положения, медицинским работником, сотрудником заправочной станции, диспетчерской, бухгалтерией, начальником отдела и другими, где каждый оставляет свою запись.

Дорожный лист фиксирует:

  • момент времени отъезда и приезда транспорта;
  • информацию на спидометре;
  • количество оставшегося горючего;
  • пройденный маршрут.

Это один из документов, который просит предъявить дорожная инспекция при остановке, показывающий, куда направляется автомашина, и кто её собственник.

Такой документ также необходим руководству организации, позволяя понять, в целях компании применяется транспорт или имеются нарушения. В то же время дорожный лист является подтверждением для контрагента о факте оказания услуг. Оператор рассчитывает планируемые и настоящие затраты горючего, устанавливая производительность автомобиля. Налоговая инспекция также в первую очередь рассматривает указанный документ, поскольку он представляет собой первоначальную документацию, учитывающую деятельность с использованием данного транспортного средства, для установления правильности обложения налогов.

Дорожный табель фиксирует фактически отработанный период времени водителем, на основании которого начисляется заработная плата работнику.

Срок действия путевого листа легкового автомобиля составляет один день, но в отдельных случаях выписывается на месяц. Новый дорожный документ выдаётся шофёру только после сдачи предыдущего.

Можно ли не использовать путевые листы?

Возможны два случая, когда путевой лист для легкового автомобиля оформляется, а когда это необязательно:

  1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется в нетранспортной деятельности, оформлять дорожный документ необязательно.
  2. В иных случаях, когда собственником автомашины является какая-либо организация или предприниматель, применяя авто в своей деятельности, в том числе командировках, то дорожный табель необходимо составлять для планирования затрат на топливо и обслуживание. Исключением будут случаи использования компанией льгот, соответственно отпадает потребность в учёте затрат на налоги, и дорожный документ может не распечатываться.

Обязательность оформления указанного документа зависит в первую очередь от того, принадлежит авто физлицу или организации.

Однако в некоторых ситуациях путёвку оформлять всё же нужно, это касается грузоперевозок и транспортировки людей, что зафиксировано в правовых актах. В этих случаях оформление дорожных документов обязательно. За несоблюдение этого требования юридическое лицо или предпринимателя привлекут к административной ответственности.

Важным моментом является то, что организации, профессионально занимающиеся транспортировкой, оформляют указанный документ каждый день. В остальных случаях составляются путевые листы на месяц для легкового автомобиля.

Что изменилось в составлении путевого листа в 2018 году?

Декабрь 2017 года ознаменовал новый порядок оформления дорожных документов, утверждённый приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476. Новшество заключается в добавлении необходимых платёжных данных, а также разрешено не ставить штамп круглой формы, если это не предусматривается в своде правил, регулирующих деятельность организации.

С внесением изменений юридические лица и предприниматели в дорожном документе должны обязательно указывать государственный регистрационный номер.

До этого момента такие данные не требовались, указывались лишь:

  • наименование фирмы;
  • вид юридического лица;
  • номер телефона и местоположение.

С 2017 года сведения о регистрационном номере стали обязательными.

Также изменения коснулись и технических данных, сейчас регистрируется не только информация со спидометра, но и делается отметка техническим работником, что именно он зарегистрировал данные, осуществил осмотр авто и выпустил на маршрут. Обязательно полностью расшифровываются Ф. И. О. всех контролёров.

Как заполнить путевой лист?

Путевой лист легкового автомобиля форма по окуд 0345001 имеет вид шаблона, заполняющийся обязательно с двух сторон непосредственно перед выходом транспорта на маршрут.

Первая страница документа заполняется следующим образом:

  • в первую очередь в бланке заполняется серия и номер по порядку. Печать круглой формы с декабря 2017 года не проставляется. Ниже наименования формы указывается число его составления;
  • далее заполняется наименование фирмы, адрес местонахождения, номер телефона. Согласно новым изменениям ещё указывается основной государственный регистрационный номер.
  • правая часть таблицы проставляется кодом организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
  • следом отмечаются данные транспортного средства: марка и номер государственного знака. В случае применения гаражного номера, его проставляют в таблице справа;
  • затем заполняют данные о водителе, полностью ФИО, номер по табелю, серия и номер водительского документа, предоставляющего право вождения автомобиля, а также категории, доступные для данного шофёра;
  • следующие поля заполняют специальные транспортные организации, если легковушка используется в качестве такси. Оформляется специальная лицензия, и организация оставляет записи о её виде и данные в отведённых для этого разделах;
  • в последующей графе оператор прописывает поручение, выполняемое шофёром согласно путёвке. Как правило, указывается, кто будет эксплуатировать автомашину, строится маршрут, точное время начала и окончания работы. Подписав путёвку, оператор отдаёт документ лично в руки управляющему автомобилем.
  • также на первой странице содержится раздел для технического работника, проверяющий общее состояние и работоспособность транспортного средства. Специалист фиксирует показатели работы авто, количество горючего на данный момент времени, и осуществляет заверку этой информации, подписав документ;
  • соглашаясь с заполненными сведениями, принимая транспортное средство, шофёр подписывает путёвку;
  • если автомашину необходимо заправить горючим, лицо, осуществляющее заправку, прописывает, сколько литров, и какого вида топлива было использовано, и также подписывает документ;
  • после возврата транспортного средства с маршрута, оператор указывает настоящее число и время возвращения. Сведения об имеющихся нарушениях также вносятся в дорожный документ;
  • технический специалист по окончании работы проверяет состояние машины, фиксирует показатели транспортного средства и оставшееся топливо. Далее шофёр и механик подписывают путёвку, осуществляя акт приёма автомобиля;
  • оператор на основе полученных сведений рассчитывает расходную норму горючего, и в сравнении с использованным топливом выясняет повышение расхода или сбережение ресурсов.

Это подробное описание заполнения лицевой части образца путевого листа для водителя легкового автомобиля.

Обратная сторона заполняется исключительно водителем или третьими лицами, которых обслуживает указанный работник. Шофёр точно заполняет всю информацию о каждом выезде, местах отъезда и приезда, времени в пути и пройденном расстоянии.

Внизу на основе полученных сведений оператор подводит итоги работы по показателям времени и пройденного расстояния. Тут же указывается заработная плата по указанному дорожному документу из расчёта временных затрат и отработанного расстояния.

Каким образом хранятся путевые листы?

Порядок сохранения дорожных документов определяется следующими правовыми документами:

  • Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 07.11.2017) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Целых 2 документа регулируют процесс сохранности путёвок, однако, противоречат друг другу.

Минтранс определяет срок хранения организацией дорожных документов не менее пяти лет, и в случае указания во внутренней документации срок может продлеваться.

Министерство культуры утверждает, что пять лет документы хранятся исключительно в случае проверки проверяющими организациями в этот срок.

Если контролирующий орган не осуществил проверку в течение этого времени, то ООО или ИП не вправе ликвидировать такие документы.

Кроме прочего, согласно приказу, только путёвкой можно подтвердить документально вредность работы шофёра, которую теперь уже необходимо сохранять не менее 75 лет.

Дорожный документ является бухгалтерской и налоговой документацией. В силу этого, в отношении указанного документа можно применить положения Налогового кодекса и закона о бухгалтерском учёте, согласно которым путёвки хранятся не менее 4 лет и 5 лет соответственно.

Какая ответственность и санкции предусмотрены за ненадлежащее оформление путевого листа?

Кроме налогового органа привлечь к ответственности за ненадлежащее оформление и отсутствие дорожного документа может ещё и ГИБДД.

Меры наказания за такие проступки определяются нормами КоАП:

  1. По общему правилу, водитель самостоятельно отвечает за использование автомашины, соответственно, если он не имеет дорожного документа, ему выпишут штраф в размере 500 рублей. Также санкции коснутся и лица, которое должно было оформить указанные документы, размер штрафа составит 20 000 рублей. Организация, в свою очередь, понесёт наказание в виде штрафа в размере 100 000 рублей.
  2. Дополнительной причиной ответственности являются ошибки в составлении путёвки, или недостаток необходимых записей. К примеру, если документ не содержит запись о пройденном медицинском осмотре, отвечающее лицо заплатит штраф в 5 000 рублей, а фирма 30 000 рублей.
  3. Такие же санкции предусмотрены за отсутствие технического наблюдения автомобиля перед выходом на маршрут.

Путевые листы с 1 марта 2020 года – новые правила

Путевой лист грузового автомобиля с 1 марта 2020 года должен быть оформлен с изменениями, принятыми Минтрансом РФ в конце 2018 года. Они начали действовать и вступили в силу с первых дней мартовского месяца 2020 года. Изменения касаются любого транспорта, используемого для коммерческих целей.

Неправильно оформленные путевые документы, их отсутствие является административным правонарушением и приводит к штрафным санкциям до 30000-100000 рублей (минимальный штраф – 500 рублей).

Данный бланк является обоснованием законности использования автомобилей, их технической исправности. Он дает право водителю, как сотруднику предприятия, управлять данным автомобилем на основании водительских прав и медицинского освидетельствования, что также отражено в путевке. Благодаря путевому листу, компания имеет полную информацию о передвижении своего транспортного средства и может четко, до рубля, просчитать свои расходы.

Это учет следующих данных:

  1. Расход бензина или дизельного топлива.
  2. Расчет амортизации автомобиля.
  3. Начисление зарплаты водителя.
  4. Пробег автомашины.
  5. Расходы разного характера на содержание машины.

Предприятия, у которых при уплате налогов учитываются расходы и доходы (упрощенка), такая деловая информация является строго обязательным.

Наличие и правильное оформление путевки имеет право проверить любой сотрудник ГИБДД.

Бланк путевого листа 2020

Предприятие может пользоваться стандартными образцами, разработанными Госкомстатом РФ или создать собственный формат, главное, чтобы все обязательные пункты были прописаны.

При корректировке формата оформления бланков обязательными стали:

  • название (Путевой лист);
  • нумерация путевки;
  • время действия;
  • данные о владельце транспорта;
  • модель и тип машины;
  • государственный номер;
  • данные одометра (километраж за время выполнения работы);
  • показатели времени и числа месяца о начале и окончании работы (отсчет по парковке);
  • информация о пред рейсовом или пред сменном техосмотре (время обязательно);
  • данные о состоянии здоровья водителя до и после рейса с подписью медработника;
  • информация о работнике, управляющем автомобилем, его подпись (ФИО полностью).

В новой редакции откорректированы пункты 3,7, 8, 9,10,11, они должны быть заполнены более подробно по новым правилам.

Важно! Маршрут движения автомобиля указывать не обязательно.

Бланк будет иметь статус официального документа только при письменном перечислении всех реквизитов, подписи главы компании и занесения информации в журнал записей учетной документации.

Правила заполнения путевого листа в 2020 году

Изменения в составлении путевки коснулись нескольких моментов:

Перечень откорректированных позиций Раньше Сейчас
Показатели времени, дата, расход топлива Данные при выезде и въезде в гараж, заверялись печатью, ФИО контролера полностью Данные фиксируются при выезде с парковки, штамп не используется, только фамилия и инициалы
Дата и время техосмотра Пред рейсовый контроль без указания даты и времени Добавлен термин «пред сменный осмотр», указывается дата и время
Дата и время медосмотра Заверяется штампом и расшифровкой ФИО полностью Указывается фамилия и инициалы, печать не используется
Использование транспорта несколькими водителями На каждого работника оформляли путевку Все показатели при выезде проставляют в путевке первого водителя в смене, при заезде на парковку все данные заносят в путевку последнего водителя
Срок действия путевки Не более одного месяца От одного дня до времени окончания рабочей поездки, ограничение – месяц снято

После рейса лист передается диспетчеру, который его закрывает. Закрытые путевки хранятся в архиве 5 лет.

Понятие «парковки»

Термин «гараж» или «место постоянной стоянки» было заменено на новое понятие «парковка». Оно определяет место нахождения машины в нерабочее время и может быть не только на собственной земле компании, но и на других, организованных для этого площадках.

Ранее владелец предприятия обязан был обеспечить для своего автопарка гараж или площадку для стоянки и ремонта на своей территории. Теперь достаточно иметь парковочное место на стоянках для транспорта в помещениях, на улице, на участках дорог, предназначенных для паркования машин. Размещение автотранспорта на площадках для парковки, принадлежащих другим собственникам, может быть как платным, так и бесплатным.

В новом варианте также прописана обязанность владельцев предприятий обеспечить для своего транспорта не только парковочные места, но и должны быть созданы условия для проведения ремонтных работ.

Пред сменный технический контроль

В новом откорректированном тексте введен дополнительный термин «пред сменный техконтроль. Его проводят перед началом смены, путевка выписывается на одну смену, даже если за это время водитель сделает несколько рейсов.

Он включает проверку тормозной системы, рулевых механизмов, стеклоомывателей, фар, звукового сигнала, колес, топливного бака и других важных элементов, обеспечивающих безопасное движение. Проставляется число месяца и временные показатели его проведения.

Читать еще:  Как по ПТС узнать историю машины?

Отмена штампов

Ранее, в путевку ставился штамп о прохождении технического контроля и печать о проведении медосмотра врачом. Иногда этого было достаточно, чтобы выпустить машину на линию, теперь эта процедура отменена.

В откорректированном варианте исключается использование штампов при проведении любых контрольных действий перед рейсом. Кроме того, уполномоченные лица ранее обязаны были завизировать результаты проверочных осмотров, оставив свой автограф и прописав ФИО полностью. Теперь для раскодировки подписи прописывают фамилию и инициалы контролирующего лица.

Сроки действия путевого листа

Сделаны корректировки и на временные сроки действия путевок. Ранее выписывался 1 путевой бланк для поездок на 30 дней и за это время осуществлялись необходимые рейсовые поездки. Водитель регулярно возвращался к месту работы, но новые путевые листы на каждую следующую поездку не выписывались.

После внесения изменений подобная ситуация стала невозможна. Теперь на рейсовые поездки во время рабочего дня выписывается путевка, которая после окончания рабочей смены заканчивается. На следующий день перед рейсовым маршрутом выписывается новый путевой лист. При поездках, длящихся несколько дней или недель, выписывается один путевой лист, который закрывается при возвращении водителя. Термин «один месяц» больше не используется, так как поездка может проходить и более длительное время.

Для грузовых автомобилей

Путевой лист для грузового автомобиля заполняется по формату № 4-С или 4-П. Срок действия путевого листа зависит от длительности рейса. Если выполнение рейсового маршрута длится более смены, то путевой бланк выписывается перед выездом на рейс на нужное количество дней.

Для легковых автомобилей

Путевой лист для легкового автомобиля заполняется по форме № 3. Чаще всего для легковушек формируется путевка на временную протяженность в одну смену, даже при том, что он возвращается на парковку несколько раз за день.

Путевой лист

Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств. С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.

Кто обязан вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Для каких целей используется путевой лист

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов”. Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Порядок заполнения путевого листа

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Лицевая сторона путевого листа

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

В первую очередь записывают номер документа.

При заполнении типографских бланков указывают их серию.

Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Раздел «Расход топлива»

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Оборотная сторона путевого листа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

маршрут транспортного средства.

номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

места отправления и прибытия транспортного средства.

фактический километраж поездки и подпись водителя.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

номер и дата выдачи путевого листа;

государственный регистрационный номер ТС;

дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);

закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);

приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Путевые листы имеют право проверять следующие организации:

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

На какой срок выписывается путевой лист

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Министерства транспорта РФ от 4 апреля 2019 г. N Д3-514-ПГ Об оформлении одного путевого листа на нескольких водителей

Департамент государственной политики в области автомобильного и городского пассажирского транспорта Министерства транспорта Российской Федерации (далее – Департамент) рассмотрел Ваше обращение от 7 марта 2019 г. N 43967 и в рамках своей компетенции сообщает.

Федеральным законом от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ “О безопасности дорожного движения” (далее – Федеральный закон N 196-ФЗ) установлена обязанность проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств как одно из требований обеспечения безопасности дорожного движения. Согласно пункту 7 статьи 23 Федерального закона N 196-ФЗ обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся в порядке и на условиях, предусмотренных Федеральным законом от 21 ноября 2011 г N 323-ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации” (далее – Федеральный закон 323-ФЗ).

Согласно пункту 3 статьи 23 Федерального закона N 196-ФЗ обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб.

В соответствии с пунктом 7 статьи 46 Федерального закона N 323-ФЗ и пунктом 5.2.54 Положения о Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 608, приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. N 835н (зарегистрирован Минюстом России 16 апреля 2015 г., регистрационный N 36866) утвержден Порядок проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров (далее – Порядок проведения медицинских осмотров), в соответствии с которым предсменные, предрейсовые медицинские осмотры проводятся перед началом рабочего дня (смены, рейса) в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.

В соответствии с Порядком проведения медицинских осмотров по результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп “прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен” и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр.

Пунктом 2 статьи 20 Федерального закона N 196-ФЗ установлена обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющих перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.

В части проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств контролер должен руководствоваться приказом Минтранса России от 8 августа 2018 г. N 296 “Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств” (далее – Порядок).

Пунктом 12 Порядка установлено, что в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в пунктах 10-11 Порядка, в путевом листе ставится отметка “контроль технического состояния транспортного средства пройден” и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, проводившего контроль, даты и времени его проведения. Выпуск транспортного средства на линию без отметки о прохождении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств и подписи контролера не допускается.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. N 152 “Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов” (далее – приказ Минтранса России N 152).

В соответствии с приказом Минтранса России N 152 обязательными реквизитами путевого листа являются:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

В соответствии с пунктом 10 приказа Минтранса России N 152 (в редакции приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467) путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Читать еще:  Как зайти в базу данных ГИБДД?

Таким образом, действующая редакция приказа Минтранса России N 152 разграничивает необходимость оформления путевого листа на рабочий день либо время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.

Ранее, приказом Минтранса России N 152 был установлен срок, на который оформляется путевой лист (на один день или срок, не превышающий одного месяца). В действующей редакции данного приказа срок действия путевого листа не регламентирован.

Одновременно с этим, пунктом 4 приказа Минтранса России N 152 определяется срок действия путевого листа, в течение которого путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Таким образом, по мнению Департамента, оформление путевого листа заключается в создании нового путевого листа либо в проставлении в уже созданном путевом листе следующих его обязательных реквизитов:

показания одометра транспортного средства при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства (далее – парковка);

дата и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;

дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;

дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

Оформление путевого листа посредством проставления в уже созданном путевом листе вышеуказанных обязательных реквизитов возможно при условии сохранения остальных реквизитов путевого листа неизменными.

При этом в соответствии с требованиями приказа Минтранса России N 152 установлено, что:

даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя;

даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя;

даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов;

дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Пунктом 9 приказа Минтранса России N 152 установлено, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

В соответствии с приказом Минтранса России N 152 даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов, дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Вместе с тем путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств. Обязанность проведения предрейсового медицинского осмотра водителя и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств до его возвращения из рейса на парковку законодательством Российской Федерации не установлена.

Одновременно сообщаем, что на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Таким образом, приказом Минтранса России N 152 не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей.

Однако, по мнению Департамента, в данном случае должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медицинский осмотр, в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства. Необходимо учитывать, что в самостоятельно разработанной форме путевого листа должны быть указаны обязательные реквизиты, которые приведены в приказе Минтранса России N 152.

Заместитель директора Департамента
государственной политики в области
автомобильного и городского
пассажирского транспорта
В.В. Луговенко

Обзор документа

Минтранс разъяснил особенности:

– проведения предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей транспортных средств;

– оформления путевых листов, в т. ч. на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня;

– оформления одного путевого листа на нескольких водителей;

– предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств.

Для чего нужна путевка на легковой автомобиль и в какой форме ее заполнять

Путевой лист оформляется для правильной организации предпринимательской деятельности при использовании автотранспорта. Это позволяет чётко наладить всю работу, учесть время эксплуатации, а также избежать проблем с инспекциями ГИБДД.

Для чего нужен путевой лист?

Путевой лист для легкового автомобиля – это первоначальная документация, учитывающая перемещение легковой автомашины, принадлежащей субъекту бизнеса, обязательно заполняющаяся шофёром на момент настоящего рабочего дня.

Дорожный документ выполняет следующие функции:

  1. Наблюдение за перемещением сотрудника.
  2. Рассчитывается размер заработной платы шофёра.
  3. Является снованием для списания эксплуатационных и топливных затрат.

Дорожный табель является важным документом в деятельности организации.

Необходимо верно систематизировать документальный оборот касательно эксплуатации служебной автомашины, несмотря на её вид, и форму собственности (личное авто или езда по доверенности на арендованном автомобиле).

Дорожный документ составляется для чёткого формирования бюджета, аргументирования расходов для оплаты налогов.

Указанный документ заполняется проверяющим функционального положения, медицинским работником, сотрудником заправочной станции, диспетчерской, бухгалтерией, начальником отдела и другими, где каждый оставляет свою запись.

Дорожный лист фиксирует:

  • момент времени отъезда и приезда транспорта;
  • информацию на спидометре;
  • количество оставшегося горючего;
  • пройденный маршрут.

Это один из документов, который просит предъявить дорожная инспекция при остановке, показывающий, куда направляется автомашина, и кто её собственник.

Такой документ также необходим руководству организации, позволяя понять, в целях компании применяется транспорт или имеются нарушения. В то же время дорожный лист является подтверждением для контрагента о факте оказания услуг. Оператор рассчитывает планируемые и настоящие затраты горючего, устанавливая производительность автомобиля. Налоговая инспекция также в первую очередь рассматривает указанный документ, поскольку он представляет собой первоначальную документацию, учитывающую деятельность с использованием данного транспортного средства, для установления правильности обложения налогов.

Дорожный табель фиксирует фактически отработанный период времени водителем, на основании которого начисляется заработная плата работнику.

Срок действия путевого листа легкового автомобиля составляет один день, но в отдельных случаях выписывается на месяц. Новый дорожный документ выдаётся шофёру только после сдачи предыдущего.

Можно ли не использовать путевые листы?

Возможны два случая, когда путевой лист для легкового автомобиля оформляется, а когда это необязательно:

  1. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и используется в нетранспортной деятельности, оформлять дорожный документ необязательно.
  2. В иных случаях, когда собственником автомашины является какая-либо организация или предприниматель, применяя авто в своей деятельности, в том числе командировках, то дорожный табель необходимо составлять для планирования затрат на топливо и обслуживание. Исключением будут случаи использования компанией льгот, соответственно отпадает потребность в учёте затрат на налоги, и дорожный документ может не распечатываться.

Обязательность оформления указанного документа зависит в первую очередь от того, принадлежит авто физлицу или организации.

Однако в некоторых ситуациях путёвку оформлять всё же нужно, это касается грузоперевозок и транспортировки людей, что зафиксировано в правовых актах. В этих случаях оформление дорожных документов обязательно. За несоблюдение этого требования юридическое лицо или предпринимателя привлекут к административной ответственности.

Важным моментом является то, что организации, профессионально занимающиеся транспортировкой, оформляют указанный документ каждый день. В остальных случаях составляются путевые листы на месяц для легкового автомобиля.

Что изменилось в составлении путевого листа в 2018 году?

Декабрь 2017 года ознаменовал новый порядок оформления дорожных документов, утверждённый приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476. Новшество заключается в добавлении необходимых платёжных данных, а также разрешено не ставить штамп круглой формы, если это не предусматривается в своде правил, регулирующих деятельность организации.

С внесением изменений юридические лица и предприниматели в дорожном документе должны обязательно указывать государственный регистрационный номер.

До этого момента такие данные не требовались, указывались лишь:

  • наименование фирмы;
  • вид юридического лица;
  • номер телефона и местоположение.

С 2017 года сведения о регистрационном номере стали обязательными.

Также изменения коснулись и технических данных, сейчас регистрируется не только информация со спидометра, но и делается отметка техническим работником, что именно он зарегистрировал данные, осуществил осмотр авто и выпустил на маршрут. Обязательно полностью расшифровываются Ф. И. О. всех контролёров.

Как заполнить путевой лист?

Путевой лист легкового автомобиля форма по окуд 0345001 имеет вид шаблона, заполняющийся обязательно с двух сторон непосредственно перед выходом транспорта на маршрут.

Первая страница документа заполняется следующим образом:

  • в первую очередь в бланке заполняется серия и номер по порядку. Печать круглой формы с декабря 2017 года не проставляется. Ниже наименования формы указывается число его составления;
  • далее заполняется наименование фирмы, адрес местонахождения, номер телефона. Согласно новым изменениям ещё указывается основной государственный регистрационный номер.
  • правая часть таблицы проставляется кодом организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
  • следом отмечаются данные транспортного средства: марка и номер государственного знака. В случае применения гаражного номера, его проставляют в таблице справа;
  • затем заполняют данные о водителе, полностью ФИО, номер по табелю, серия и номер водительского документа, предоставляющего право вождения автомобиля, а также категории, доступные для данного шофёра;
  • следующие поля заполняют специальные транспортные организации, если легковушка используется в качестве такси. Оформляется специальная лицензия, и организация оставляет записи о её виде и данные в отведённых для этого разделах;
  • в последующей графе оператор прописывает поручение, выполняемое шофёром согласно путёвке. Как правило, указывается, кто будет эксплуатировать автомашину, строится маршрут, точное время начала и окончания работы. Подписав путёвку, оператор отдаёт документ лично в руки управляющему автомобилем.
  • также на первой странице содержится раздел для технического работника, проверяющий общее состояние и работоспособность транспортного средства. Специалист фиксирует показатели работы авто, количество горючего на данный момент времени, и осуществляет заверку этой информации, подписав документ;
  • соглашаясь с заполненными сведениями, принимая транспортное средство, шофёр подписывает путёвку;
  • если автомашину необходимо заправить горючим, лицо, осуществляющее заправку, прописывает, сколько литров, и какого вида топлива было использовано, и также подписывает документ;
  • после возврата транспортного средства с маршрута, оператор указывает настоящее число и время возвращения. Сведения об имеющихся нарушениях также вносятся в дорожный документ;
  • технический специалист по окончании работы проверяет состояние машины, фиксирует показатели транспортного средства и оставшееся топливо. Далее шофёр и механик подписывают путёвку, осуществляя акт приёма автомобиля;
  • оператор на основе полученных сведений рассчитывает расходную норму горючего, и в сравнении с использованным топливом выясняет повышение расхода или сбережение ресурсов.

Это подробное описание заполнения лицевой части образца путевого листа для водителя легкового автомобиля.

Обратная сторона заполняется исключительно водителем или третьими лицами, которых обслуживает указанный работник. Шофёр точно заполняет всю информацию о каждом выезде, местах отъезда и приезда, времени в пути и пройденном расстоянии.

Внизу на основе полученных сведений оператор подводит итоги работы по показателям времени и пройденного расстояния. Тут же указывается заработная плата по указанному дорожному документу из расчёта временных затрат и отработанного расстояния.

Каким образом хранятся путевые листы?

Порядок сохранения дорожных документов определяется следующими правовыми документами:

  • Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 07.11.2017) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
  • Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Целых 2 документа регулируют процесс сохранности путёвок, однако, противоречат друг другу.

Минтранс определяет срок хранения организацией дорожных документов не менее пяти лет, и в случае указания во внутренней документации срок может продлеваться.

Министерство культуры утверждает, что пять лет документы хранятся исключительно в случае проверки проверяющими организациями в этот срок.

Если контролирующий орган не осуществил проверку в течение этого времени, то ООО или ИП не вправе ликвидировать такие документы.

Кроме прочего, согласно приказу, только путёвкой можно подтвердить документально вредность работы шофёра, которую теперь уже необходимо сохранять не менее 75 лет.

Дорожный документ является бухгалтерской и налоговой документацией. В силу этого, в отношении указанного документа можно применить положения Налогового кодекса и закона о бухгалтерском учёте, согласно которым путёвки хранятся не менее 4 лет и 5 лет соответственно.

Какая ответственность и санкции предусмотрены за ненадлежащее оформление путевого листа?

Кроме налогового органа привлечь к ответственности за ненадлежащее оформление и отсутствие дорожного документа может ещё и ГИБДД.

Меры наказания за такие проступки определяются нормами КоАП:

  1. По общему правилу, водитель самостоятельно отвечает за использование автомашины, соответственно, если он не имеет дорожного документа, ему выпишут штраф в размере 500 рублей. Также санкции коснутся и лица, которое должно было оформить указанные документы, размер штрафа составит 20 000 рублей. Организация, в свою очередь, понесёт наказание в виде штрафа в размере 100 000 рублей.
  2. Дополнительной причиной ответственности являются ошибки в составлении путёвки, или недостаток необходимых записей. К примеру, если документ не содержит запись о пройденном медицинском осмотре, отвечающее лицо заплатит штраф в 5 000 рублей, а фирма 30 000 рублей.
  3. Такие же санкции предусмотрены за отсутствие технического наблюдения автомобиля перед выходом на маршрут.
Читать еще:  Проверить регистрацию авто по фамилии владельца

Последние новости по новым путевым листам с 01 марта 2019 года

Основной первичный документ по учету и контролю работы автотранспорта, для начисления зарплаты водителю, подтверждения расходов на ГСМ и парковку – это путевой лист. В то же время законодательно запрещено перевозить грузы, пассажиров и багаж без оформления путевки.

Последние новости

С 01 марта 2019 года в оформление путевых листов внесены изменения. Коррективы небольшие, но им нужно следовать во избежание привлечения к административной ответственности.

Введение понятия «Парковка»

Вводится новое общее понятие «Парковка (парковочное место)» вместо прежних «Место постоянной стоянки» и «Гараж (депо)».

Предсменный технический контроль

Дополнительно к существовавшему термину «Предрейсовый контроль» вводится новый — «Предсменный технический контроль» для тех случаев, когда ТС выполняет больше одного рейса за смену.

Отмена штампов

В прежней редакции нормативных актов медицинские работники и должностные лица заверяли внесенные в путевку данные штампами. С 01 марта 2019 года для заверения данных достаточно подписей.

Максимальный срок действия

Путевой лист имеет срок действия, в течение которого он может быть использован. С 01.03.2019 нет ограничения в один месяц срока действия путевки. Основным критерием становится «рейс» или «день» (если ТС выполняет несколько рейсов в течение дня или смены).

Сроки выдачи

На 1 рейс, если рейс превышает 1 день: путевой лист оформляется от начала и до окончания рейса.

На 1 день (смену) при выполнении более 1 рейса за рабочий день или смену: путевка выдается перед началом первого рейса.

Не допускается выписывать 1 путевку на несколько рейсов в разные дни.

Порядок заверения

Руководство предприятия (или индивидуальный предприниматель) назначает ответственных, которые фиксируют в путевках дату, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и при возвращении на парковку. Эти данные заверяются подписями ответственных лиц (с фамилиями и инициалами).

Предрейсовый и послерейсовый медосмотр проводится соответствующим медработником, он же записывает и заверяет дату и время проведения медосмотра подписью, указав фамилию и инициалы.

Внесение данных одометра

Руководство предприятия (или индивидуальный предприниматель) назначают ответственных, которые при выезде ТС с парковки и при возвращении на парковку вносят в путевые листы сведения о показаниях одометра. Эти данные заверяются подписями ответственных (с фамилиями и инициалами).

Маршрут движения

В нормативных актах маршрут следования ТС не называется обязательным к заполнению пунктом путевого листа. Но его необходимо отражать в путевке для того, чтобы подтверждать график и режим работы ТС, расход топлива, затраты на ТС и реальность поездки в целом. В том числе эти сведения принимаются налоговыми или судебными органами к учету только при надлежащей фиксации.

При заполнении маршрута передвижения есть важные моменты: информация о начальной и конечной точке, промежуточных пунктах маршрута должна быть максимально подробной – включать точный адрес, наименование клиента, контрагента, подразделения, время прибытия и выбытия из пункта назначения, километраж.

Тип, марка автомобиля, государственный номерной знак

Сведения о типе, марке (модели) транспортного средства, государственных регистрационных знаках обязательны к заполнению в путевке. Эти данные являются уникальными для каждого ТС и позволяют однозначно его идентифицировать.

Типы ТС – это легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус или трамвай. Марка (модель) и государственный номер — в соответствии с данными из документов на ТС. Если используется прицеп / полуприцеп, то указываются марка и номерные знаки этого прицепа / полуприцепа.

Водитель и номер водительского удостоверения

Информация о водителе — фамилия, имя, отчество, обязательно вписывается в путевку. Также к обязательным сведениям о водителе нормативные акты относятся данные о предрейсовом / послерейсовом медицинском осмотре водителя. Сведения о водительском удостоверении не являются обязательными, их можно указывать как дополнительную информацию.

Новые правила заполнения

При заполнении путевок собственники или владельцы ТС могут использовать стандартные утвержденные формы либо путевки собственной формы. Но любой путевой лист должен содержать ряд обязательных данных:

  • наименование и номер путевки;
  • срок действия;
  • по собственнику или владельцу ТС;
  • по ТС;
  • по водителю.

При оформлении путевок различными хозяйствующими субъектами есть некоторые отличия.

Индивидуальный предприниматель

Индивидуальный предприниматель как собственник или владелец ТС указывает в путевом листе все обязательные сведения. Фамилия, имя, отчество, адрес, номер телефона, номер ОГРИП вписываются в поле о собственнике (владельце) транспортного средства.

Если предприниматель сам же является и водителем данного ТС, то его ФИО также вносятся в раздел данных о водителе. Также ИП или уполномоченные ему лица фиксирует и заверяет даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его возвращении. Если ИП является и водителем, то заверять эти сведения не требуется, их он просто заносит в путевку.

Дополнительно о путевом листе для ИП — ниже на видео.

Юридическое лицо

При заполнении путевки на ТС, владельцем или собственником которого является юрлицо, также приводятся все обязательные сведения, указанные выше. В разделе о собственнике (владельце) ТС указывают наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН юрлица.

Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и заезде обратно проставляют и заверяют назначенные руководством предприятия должностные лица.

Физическое лицо

Если ТС принадлежит физическому лицу, осуществляющему перевозки в собственных целях, то путевка не требуется: в нормативных актах регламентируется оформление путевых листов только ИП и юрлицами.

Если физлицо осуществляет перевозку грузов, пассажиров и багажа, принятых в установленном порядке по договорам перевозки, фрахтования, то путевка обязательна. В этом случае законодатель видит явную коммерческую направленность подобных перевозок, и физлицо должно так или иначе легитимизировать свою деятельность:

  • регистрироваться в качестве ИП и оформлять путевки соответствующим образом;
  • вступать в договорные отношения с другим ИП или юрлицом и выписывать путевки в порядке, установленном для этих организационно-правовых форм хозяйственной деятельности.

Такси

Путевые листы являются обязательным документом для автомобилей такси с заполнением всех обязательных реквизитов, указанных выше. Особенность путевки для такси — поле для ввода информации о выручке за осуществленные перевозки, с указанием суммы, взимаемой за посадки.

В особом столбике прописывается количество посадок пассажиров. Также есть поле для суммы выручки, сданной водителем в кассу. Размер сданных средств подтверждается подписью кассира и бухгалтера. Если в течение смены случались преждевременные возвраты на стоянку, задержки по вызовам, простои, то их продолжительность и время возникновения вносятся в путевку с обоснованием причин.

В качестве унифицированной формы путевки для использования в такси разработана форма №4 (легковое такси).

Дополнительная информация по путевым листам для такси представлена ниже.

Грузовой автомобиль

Для грузовых автомобилей оформление путевого листа обязательно во всех случаях эксплуатации – при коммерческих перевозках, перевозках грузов для собственных нужд, перегонах, движении на ремонт и т. п. Заполняются все обязательные пункты путевого листа, также обязательным является прохождение предрейсового / предсменного контроля технического состояния ТС при любом выезде из парка, а также предрейсового и (при перевозках опасных грузов) послерейсового медосмотра.

Унифицированными вариантами путевок являются форма №4-С (для грузовых ТС со сдельной оплатой водителям) и форма №4-П (для грузовых ТС с повременной оплатой водителям), а также форма №4-ПГ (для грузовых автомобилей ИП).

Легковой автомобиль

Для легковых автомобилей оформление путевки обязательно в случаях перевозки грузов или пассажиров. Даже если легковой автомобиль перевозит хотя бы одного пассажира или грузы для собственных нужд организации, то он должен пройти предрейсовый или предсменный контроль с проставлением данных в путевой лист.

Вид путевого листа по форме №3 (легковые транспортные средства) активно используется различными организациями, т. к. в случае эксплуатации легкового автомобиля путевка необходима для учета и подтверждения расходов предприятия, затрат на ГСМ и топливо, расчета заработной платы.

Автобусы общего и иного (необщего) пользования

К автобусам общего пользования относят транспорт, курсирующий по городским, пригородным и междугородним маршрутам. Бланки путевого листа по форме №6 используются для учета и подтверждения расходов предприятия, затрат на ГСМ и топливо, расчета заработной платы водителям.

Форма №6-спец предназначена для автобусов необщего пользования, используемых собственниками или владельцами, например, для перевозок собственных сотрудников или для разовых перевозок по договору. В такой путевке имеется талон заказчика — в нем указывается тариф, объем выполненных работ и общая сумма к оплате.

В любой путевке для автобусов общего и необщего пользования обязательно имеется поля для отметки предрейсового / предсменного контроля и предрейсового / послерейсового медосмотра водителей.

Спецтехника, самоходные машины, экскаватор, пожарная машина, автомобильный кран

Путевые листы для специальной техники, самоходных машин, экскаваторов, автокранов, автомобилей экстренных служб оформляются в соответствии с нормативными актами с указанием всех обязательных реквизитов.

Некоторые отличия касаются лишь предрейсового медосмотра водителей автомобилей экстренных служб (пожарные машины, автомобили медицинской помощи, полиции, спецслужб) – они проходят медицинский осмотр перед началом смены, а не непосредственно перед выездом с парковки.

Для специальных типов транспортных средств разработан унифицированный бланк форма №3-спец, который имеет отрывные листы – талоны для заказчика с указанием времени работы ТС и суммы оплаты за выполненные работы.

В целом путевки необходимы для расчета заработной платы работнику, учета времени работы и простоев при выполнении задания, расхода топлива и т. п. Также надо отметить, что при заполнении путевого листа автомобильного крана есть важная особенность.

Оформление в 1С

Путевой лист — важнейший документ для контроля и учета работы транспортного средства и водителя. В целях бухгалтерского и налогового учета путевка подтверждает расходы на оплату труда водителя и ГСМ. В программах 1С путевые листы автоматически не рассчитываются и не оформляются, при помощи других инструментов проводится учет затрат на ГСМ:

  1. По авансовым отчетам (выдача наличных денег подотчетному лицу – оформление авансового отчета – возврат наличных в кассу – списание затрат на ГСМ).
  2. По талонам (покупка талонов – выдача талонов – учет использованных талонов — списание затрат на ГСМ).
  3. По топливным картам (оприходование топливной карты – оприходование бензина, поступившего по топливной карте — списание затрат на ГСМ).

Итоговое списание бензина и других горюче-смазочных материалов оформляется одинаково для всех вариантов учета ГСМ документом «Требование-накладная».

Электронный путевой лист

Минтрансом РФ поставлена задача разработать электронный путевой лист, который сможет заменить бумажный аналог. Такой документ позволит автоматизировать внесение данных по пробегу, маршрутам следования, расходам топлива и даже удаленно пройти предрейсовый медицинский осмотр, подтвержденный электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного врача.

Такие нововведения позволят разгрузить водителя и усилить контроль и учет. Но в настоящее время нормативной базы для использования электронного путевого листа пока нет, так что путевки на бумажном носителе остаются единственным законным документом.

Предрейсовый, предсменный, послерейсовый и медицинский осмотры

Юрлица и ИП, которые занимаются перевозками грузов или пассажиров, обязаны организовать проведение предрейсового или предсменного осмотра ТС с занесением отметки в путевой лист. Осмотр и контроль осуществляется уполномоченным сотрудником — контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния ТС городского наземного электрического транспорта.

Данный сотрудник должен соответствовать требованиям к специальности и квалификации, установленными Приказом Минтранса РФ №467 от 23.04.2017. Предрейсовый / предсменный контроль осуществляется до выезда с парковки, предназначенной для стоянки данного ТС, то есть нельзя проехать в другую организацию для прохождения процедуры, все проверки проходят на парковочном месте.

Если автомобиль полностью исправен, то контролер ставит в путевом листе отметку «контроль технического состояния транспортного средства пройден», дату и время проведения предрейсового контроля, свою подпись, фамилию и инициалы. Параллельно контролером вносится в специальный журнал регистрации результатов предсменного контроля отметка о прохождении осмотра.

Помимо осмотра ТС все водители подлежат предрейсовым медицинским осмотрам. Исключение — водители экстренных оперативных служб, выезжающие по вызову, которые проходят медосмотр перед началом смены. Отметка о прохождении заносится в путевой лист.

Процедуру послерейсового медосмотра должны проходить только те водители, которые занимаются перевозками пассажиров или опасных грузов. Медицинский работник, проводивший предрейсовый или послерейсовый медицинский осмотр, проставляет в путевку даты и время, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов.

Реестр путевых листов

Журнал учета путевых листов — это обязательный реестр, содержащий данные об использовании автотранспортных средств, находящихся на балансе организации. Данный реестр представляет собой таблицу, в которой отражены:

  • номер и дата, когда выдан путевой лист;
  • данные о водителе, его табельный номер;
  • гаражный номер ТС (обычно он присваивается в государственных учреждениях, для частных компаний допускается не заполнять эту колонку);
  • подписи водителя (в получении путевки), диспетчера и бухгалтера (в приемке путевки от водителя).

Журнал учета путевых листов хранится 5 лет.

Отметка врача

Медицинский работник, который проводит соответствующий медосмотр, проставляет даты и время проведения предрейсового / послерейсового медицинского осмотра водителя и заверяет подписью с указанием фамилии и инициалов.

О печати медосмотра на путевом листе — ниже.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector